المسمى الوظيفي
منسقة إدارية تنفيذية وموارد بشرية
Executive Administrative & HR Coordinator
________________________________________
🎯 الهدف العام للوظيفة:
توفير دعم إداري وتنظيمي متكامل للرئيس التنفيذي والإدارة العليا، مع إدارة العمليات اليومية للموارد البشرية بما يشمل التوظيف، الحضور، الأداء، وبيئة العمل. تعمل كحلقة وصل بين الإدارة التنفيذية وجميع الأقسام لضمان انسيابية العمل والاتصال الفعّال.
________________________________________
📌 المهام والمسؤوليات:
🔸 أولاً: المهام الإدارية والتنفيذية
1. تنظيم وإدارة جدول أعمال ادارات الاقسام والاجتماعات والمواعيد الرسمية.
2. تنسيق التواصل بين الأقسام والإدارة التنفيذية وتسهيل تبادل المعلومات.
3. إعداد المراسلات، التقارير، والعروض التقديمية الرسمية.
4. متابعة تنفيذ القرارات الإدارية ومراقبة التقدم في المشاريع والمهام.
5. إدارة الأرشيف الإداري والملفات الإلكترونية والورقية.
6. استقبال الزوار وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية.
7. تنسيق وتنظيم الفعاليات والاجتماعات الرسمية الخاصة بالإدارة العليا.
8. العمل على نظام ادارة علاقات العملاء
9. متابعة الاشتراكات الشهرية وتجديدها
🔸 ثانيًا: مهام الموارد البشرية
1. الإشراف على عمليات التوظيف (الإعلان، الفرز، المقابلات، التعيين).
2. متابعة شؤون الموظفين (الحضور، الإجازات، الرواتب، الملفات).
3. إعداد العقود وتجديدها وضمان التزامها بسياسات الشركة.
4. مساعدة الإدارة في تقييم الأداء السنوي للموظفين.
5. دعم البرامج التدريبية ومتابعة تطوير الكفاءات.
6. الحفاظ على بيئة عمل إيجابية وتعزيز التواصل الداخلي.
7. إعداد تقارير دورية عن أداء الموارد البشرية للإدارة العليا.
________________________________________
👤 المؤهلات المطلوبة:
• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الموارد البشرية.
• إجادة استخدام أنظمة الموارد البشرية وMicrosoft Office.
• مهارات تواصل وتنظيم عالية جدًا.
• قدرة على التعامل بسرية تامة مع المعلومات الحساسة.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
________________________________________
🏢 العلاقة التنظيمية:
• المدير المباشر: الرئيس التنفيذي – نائب الرئيس التنفيذي
• الأقسام التي تتعامل معها: جميع الإدارات (المالية، التسويق، التقنية، التشغيل، إلخ)
________________________________________
📊 المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs):
• دقة وسرعة تنفيذ المهام الإدارية.
• رضا الإدارة التنفيذية والموظفين عن التواصل الداخلي.
• كفاءة عمليات التوظيف والانضمام للموظفين الجدد.
• انخفاض معدل الأخطاء الإدارية والوظيفية.
• تحسين بيئة العمل ومستوى التفاعل الداخلي.
________________________________________
✳️ English Version
Job Title: Executive Administrative & HR Coordinator
Job Objective:
Provide comprehensive administrative and HR support to the CEO and executive management by managing day-to-day administrative operations, employee relations, recruitment, and communication between departments.
Key Responsibilities:
Administrative Duties:
• Manage Departments managers calendar, meetings, and official correspondence.
• Act as a liaison between departments and executive management.
• Prepare reports, presentations, and executive documents.
• Track the implementation of management decisions and projects.
• Organize and archive company files and documents.
• Handle visitors, calls, and internal communications.
• Organize internal and external corporate events.
• Manage the customers by using CRM.
• Manage the clients subscription and renew it.
HR Duties:
• Oversee recruitment and onboarding processes.
• Manage attendance, leave, payroll coordination, and personnel files.
• Draft and renew employee contracts.
• Assist in performance evaluation and employee development.
• Support internal communication and employee engagement initiatives.
• Prepare HR performance and compliance reports.
Qualifications:
• Bachelor’s degree in Business Administration or HR Management.
• Minimum 3 years of experience in executive administration or HR.
• Strong communication and organizational skills.
• High level of confidentiality and professionalism.
• Bilingual (Arabic & English).
• Proficient in MS Office and HR systems.
Reports To: CEO – Deputy CEO
Coordinates With: All departments (Finance, Marketing, Tech, Operations…)