Secretary (Administrative)

المسمّى الوظيفي | Job Title

Secretary (Administrative) – سكرتير إداري (فرع العراق)

Reports To: Office Manager / Administration Manager

الهدف العام من الوظيفة | Job Purpose

AR:

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي اليومي للإدارة، وضمان سير الأعمال المكتبية بكفاءة، من خلال تنسيق المراسلات، إدارة الملفات، تنظيم المواعيد، ودعم التواصل الداخلي والخارجي وفق سياسات الشركة ومعاييرها المهنية.

EN:

Provide daily administrative and organizational support to management, ensure efficient office operations by coordinating correspondence, managing records, scheduling appointments, and supporting internal and external communication in line with company policies and professional standards. المهام والمسؤوليات الرئيسية | Key Responsibilities

1️⃣ الأعمال الإدارية | Administrative Duties

AR:

• إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية (بريد إلكتروني، خطابات، تقارير).
• استلام وتوجيه المكالمات الهاتفية والرسائل.
• تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وحفظها بشكل منظم.

EN:

• Prepare and coordinate official correspondence (emails, letters, reports).
• Receive and direct phone calls and messages.
• Organize and maintain physical and electronic filing systems.

2️⃣ تنسيق المواعيد والاجتماعات | Scheduling & Meetings

AR:

• تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات للإدارة.
• تجهيز قاعات الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية.

EN:

• Manage management calendars and meeting schedules.
• Prepare meeting rooms and take minutes when required.
• Follow up on the implementation of administrative decisions.

3️⃣ التواصل الداخلي والخارجي | Internal & External Communication

AR:

• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سلاسة العمل.
• التعامل مع الزوار والعملاء بأسلوب مهني.
• دعم التواصل مع الموردين والجهات الخارجية.

EN:

• Coordinate with different departments to ensure smooth workflow.
• Handle visitors and clients professionally.
• Support communication with suppliers and external parties.

4️⃣ دعم العمليات المكتبية | Office Operations Support

AR:

• متابعة احتياجات المكتب من القرطاسية والمستلزمات.
• دعم فريق الإدارة في المهام اليومية.
• الالتزام بسياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.

EN:

• Monitor office supplies and stationery needs.
• Support management team with daily administrative tasks.
• Adhere to company policies and administrative procedures.

المؤهلات المطلوبة | Requirements

AR:

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة 1–3 سنوات في عمل سكرتارية أو إداري.
• إجادة استخدام الحاسوب (Microsoft Office، البريد الإلكتروني).
• مهارات تنظيم وتواصل عالية.
• القدرة على العمل تحت الضغط والحفاظ على السرية.

EN:

• Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration or related field.
• 1–3 years of experience in secretarial or administrative roles.
• Proficiency in computer use (Microsoft Office, email).
• Strong organizational and communication skills.
• Ability to work under pressure and maintain confidentiality.