Receptionist – موظف استقبال

المسمّى الوظيفي | Job Title

Receptionist – موظف استقبال

Reports To: Office Manager / Administration Manager

الهدف العام من الوظيفة | Job Purpose

AR:

استقبال الزوار والعملاء بطريقة مهنية ولبقة، وإدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات، وتنظيم منطقة الاستقبال بما يعكس صورة إيجابية عن الشركة ويضمن تجربة سلسة للزوار والموظفين.

EN:

Welcome visitors and clients in a professional and courteous manner, manage phone calls and correspondence, and maintain the reception area to reflect a positive company image and ensure a smooth experience for visitors and employees.

المهام والمسؤوليات الرئيسية | Key Responsibilities

1️⃣ استقبال الزوار | Visitor Reception

AR:

• استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم بشكل لائق.
• تسجيل بيانات الزوار وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
• الالتزام بسياسات الأمن والدخول للمبنى.

EN:

• Welcome visitors and clients politely and professionally.
• Register visitor details and direct them to the concerned departments.
• Follow building security and access policies.

2️⃣ إدارة المكالمات والمراسلات | Call & Correspondence Handling

AR:

• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأقسام المختصة.
• استقبال البريد والمراسلات وتسليمها للجهات المعنية.
• الرد على الاستفسارات العامة بدقة.

EN:

• Answer and transfer phone calls to the relevant departments.
• Receive and distribute mail and correspondence.
• Handle general inquiries accurately.

3️⃣ تنظيم منطقة الاستقبال | Reception Area Management

AR:

• الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال.
• التأكد من توفر مواد التعريف بالشركة عند الحاجة.
• تجهيز قاعة الانتظار بشكل لائق.

EN:

• Maintain cleanliness and organization of the reception area.
• Ensure availability of company informational materials.
• Prepare and manage the waiting area properly.

4️⃣ الدعم الإداري | Administrative Support

AR:

• دعم الفريق الإداري في المهام البسيطة عند الحاجة.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان سلاسة التواصل.
• الالتزام بسياسات الشركة وقواعد السلوك المهني.

EN:

• Support the administrative team with basic tasks when required.
• Coordinate with internal departments to ensure smooth communication.
• Adhere to company policies and professional conduct standards.

المؤهلات المطلوبة | Requirements

AR:

• شهادة ثانوية أو دبلوم كحد أدنى.
• خبرة 1–3 سنوات في وظيفة استقبال أو خدمة عملاء.
• مهارات تواصل ممتازة وحسن المظهر.
• إجادة استخدام الهاتف والحاسوب الأساسي.
• القدرة على التعامل مع الضغوط وتنظيم الوقت.

EN:

• High school diploma or higher.
• 1–3 years of experience as a receptionist or in customer service.
• Excellent communication skills and professional appearance.
• Basic computer and telephone handling skills.
• Ability to multitask and work under pressure.